Documents obligatoires en location : liste complète
Découvrez tous les documents obligatoires en location : quittance de loyer, contrat de bail, état des lieux, attestation d'assurance. Guide complet pour bailleurs et locataires.
Documents obligatoires en location : liste complète
La location d'un bien immobilier nécessite de nombreux documents. Certains sont obligatoires, d'autres recommandés. Découvrez la liste complète des documents nécessaires pour une location conforme.
Documents obligatoires pour le bailleur
1. Contrat de bail
Le contrat de bail (ou bail de location) est le document fondamental qui lie le bailleur et le locataire.
Contenu obligatoire :
- Identité des parties (bailleur et locataire)
- Description du bien loué
- Montant du loyer et des charges
- Durée du bail
- Conditions de résiliation
Obligation : Le bailleur doit fournir un contrat écrit, même pour les locations meublées.
2. Quittance de loyer
La quittance de loyer doit être délivrée gratuitement sur demande du locataire (article 21 de la loi n°89-462).
Contenu obligatoire : 7 mentions (identités, adresse, période, montant, charges, signature)
Obligation : Délivrance gratuite et sur simple demande
3. Attestation d'assurance habitation
Le bailleur peut exiger une attestation d'assurance habitation du locataire.
Obligation : Le locataire doit être assuré (obligation légale), le bailleur peut demander l'attestation.
4. État des lieux
L'état des lieux (entrée et sortie) est obligatoire pour les locations d'habitation.
Obligation : Établi contradictoirement (bailleur et locataire présents)
5. Diagnostic de performance énergétique (DPE)
Le DPE est obligatoire pour toutes les locations.
Obligation : Fourni avant la signature du bail, valable 10 ans
6. Constat de risque d'exposition au plomb (CREP)
Le CREP est obligatoire pour les logements construits avant 1949.
Obligation : Fourni avant la signature du bail, valable selon le résultat
7. Diagnostic amiante
Le diagnostic amiante est obligatoire pour les logements dont le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997.
Obligation : Fourni avant la signature du bail
Documents obligatoires pour le locataire
1. Justificatifs d'identité
Le locataire doit fournir :
- Pièce d'identité (carte d'identité, passeport)
- Justificatif de domicile (quittance de loyer précédente, facture)
2. Justificatifs de revenus
Le locataire doit généralement fournir :
- 3 derniers bulletins de salaire ou avis d'imposition
- Justificatifs de revenus (pensions, allocations, etc.)
3. Attestation d'assurance habitation
Le locataire doit souscrire une assurance habitation (obligation légale) et fournir l'attestation.
4. Garantie (si demandée)
Si le bailleur demande une garantie :
- Garantie visale (Action Logement)
- Caution bancaire
- Garantie d'un tiers (parents, proches)
Documents recommandés (non obligatoires mais utiles)
Pour le bailleur
- Règlement intérieur (si copropriété)
- Notice d'information sur les risques majeurs
- Attestation d'assurance propriétaire
- Relevé de charges (détaillé)
Pour le locataire
- Relevés bancaires (pour prouver les revenus)
- Contrat de travail (CDI, CDD)
- Attestation employeur
- Garantie supplémentaire (si revenus insuffisants)
Documents spécifiques selon le type de location
Location meublée
Documents supplémentaires :
- Inventaire du mobilier (détaillé avec photos)
- État des lieux incluant le mobilier
- Bail spécifique (location meublée)
Colocation
Documents supplémentaires :
- Contrat de colocation (ou bail individuel par colocataire)
- Quittances individuelles (si demandées)
- Convention de colocation (règles de vie commune)
Location saisonnière
Documents spécifiques :
- Bail saisonnier (durée limitée)
- Règlement intérieur (si résidence touristique)
Conservation des documents
Durée de conservation
Bailleur :
- Contrat de bail : 10 ans minimum
- Quittances : 10 ans (fiscal)
- États des lieux : 10 ans
- Diagnostics : durée de validité
Locataire :
- Contrat de bail : durée du bail + 5 ans
- Quittances : 3 ans minimum
- États des lieux : durée du bail + 5 ans
- Assurance : durée du bail
Méthodes de conservation
- Papier : classeurs organisés, à l'abri de l'humidité
- Numérique : scan, stockage cloud sécurisé
- Mixte : originaux papier + copies numériques
Erreurs à éviter
Oublier un document obligatoire
Conséquence : Location non conforme, risques juridiques
Solution : Utiliser une checklist complète
Documents non à jour
Conséquence : Documents invalides, refus par les administrations
Solution : Vérifier les dates de validité (DPE, diagnostics)
Conservation insuffisante
Conséquence : Perte de preuves en cas de litige
Solution : Organiser l'archivage, faire des copies
Conclusion
La location d'un bien immobilier nécessite de nombreux documents, certains obligatoires, d'autres recommandés. Le respect de ces obligations protège à la fois le bailleur et le locataire.
Parmi ces documents, la quittance de loyer est essentielle et doit être délivrée gratuitement sur simple demande. Pour générer facilement des quittances conformes, utilisez notre générateur gratuit de quittances de loyer.
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