Peut-on envoyer une quittance de loyer par email ?
Découvrez si vous pouvez envoyer une quittance de loyer par email, les conditions légales, et comment obtenir l'accord du locataire. Modèle d'accord téléchargeable.
Oui, la quittance de loyer peut être envoyée par email, à condition que le locataire ait donné son accord préalable. Cette dématérialisation est parfaitement légale et reconnue par les administrations, à condition de respecter certaines règles de conservation et de sécurité.
L'accord du locataire
Avant d'envoyer des quittances par email, le bailleur doit obtenir l'accord écrit du locataire. Cet accord peut être donné dans le bail initial ou par un avenant au bail. Le bailleur doit conserver une copie de cet accord.
L'accord doit être clair et précis : le locataire doit accepter expressément de recevoir ses quittances par email. Le bailleur ne peut pas imposer la dématérialisation sans l'accord du locataire.
Valeur légale de la quittance électronique
La quittance de loyer envoyée par email a la même valeur légale qu'une quittance papier, à condition qu'elle contienne toutes les mentions obligatoires et soit lisible. Les administrations (CAF, impôts, banques) acceptent les quittances électroniques.
La quittance peut être envoyée en format PDF, qui garantit l'intégrité du document et empêche toute modification. Le bailleur doit s'assurer que le locataire peut imprimer la quittance si nécessaire.
Conservation des quittances électroniques
Le bailleur doit conserver les quittances électroniques pendant au moins 10 ans pour des raisons fiscales. Le locataire doit également conserver ses quittances pendant au moins 3 ans.
Il est recommandé de conserver les quittances dans un format pérenne (PDF) et de faire des sauvegardes régulières. Le bailleur doit pouvoir fournir une copie de la quittance sur demande du locataire.